Формат письма
Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial или Times New Roman. Не используйте рукописный шрифт. Не используйте других цветов, кроме черного и белого. Используйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам нужно дважды нажать клавишу “Enter”.
Не делайте никаких отступов для новых абзацев. Все поля должны быть 2,5 см.
Размер бумаги
Письмо должно быть напечатано на листе размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается использовать лист формата А4. Более длинные письма могут быть напечатаны на листе размером 216х356 мм (legal size). Если вы распечатываете письмо на принтере, используйте фирменный бланк компании.
Это придаст ему более профессиональный вид.
Информация о вашей компании
Напишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.
Если у компании уже есть готовый фирменный бланк, используйте его, чтобы не печатать название компании
и адрес. Если вы печатаете адрес, то его необходимо выровнять по левой или правой стороне вверху страницы. Если вы посылаете письмо за рубеж, напечатайте название страны заглавными буквами.
Укажите дату
Дата, написанная полностью, выглядит профессионально. Например, “April 1, 2012” или “1 April 2012”. Дату следует выровнять по левому краю на несколько строк ниже адреса отправителя.
Если на написание письма ушло несколько дней, укажите дату, когда вы закончили писать письмо.
Информация о получателе
Напишите полное имя получателя, звание (если имеется), название компании и адрес (именно в таком порядке и с новой строки). Если необходимо, укажите номер для ссылок (reference number). Информация о получателе выравнивается по левому краю листа под датой (на несколько строк ниже). Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, этот человек сможет ответить на ваше письмо.
Если вам неизвестно его имя, постарайтесь это выяснить. Можно позвонить в компанию и узнать имя и звание.
Приветствие
Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.
Используйте “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования) Только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь. Если вы не знакомы близко с получателем, то лучше отдать предпочтение обращению “Dear Sir/Madam” (Уважаемый/Уважаемая). Можно также обратиться к получателю по званию и фамилии. Например, “Dear Dr. Smith” (Уважаемый доктор Смит).
Если вы хорошо знакомы с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то можно обратиться по имени. Например, “Dear Susan” (Дорогая Сьюзан). Если вы не знаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. Например, “Dear Kris Smith” (Уважаемый/ая Крис Смит).
Не забудьте поставить запятую/двоеточие после приветствия или двоеточие после приветствия “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования).
Основная часть
Задайте правильный тон
Деловые люди не хотят тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сразу к делу. Например, всегда можно начать словами “I am writing you regarding…” (Я пишу по поводу…) и продолжить. Не используйте помпезных слов и длинных витиеватых предложений – ясно и коротко изложите свою мысль.
Скорее всего, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять мнение, решить проблему или предпринять действия. Будьте убедительны. Если вы ожидаете какого-то результата или действия после прочтения вашего письма, сообщите об этом.
Объясните свою точку зрения в нескольких словах.
Используйте личные местоимения
Лучше всего использовать местоимения “I” (я), “we” (мы) и “you” (вы). Обозначайте себя как “I” (я), а к своему читателю обращайтесь – “you” (вы). Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы говорите о перспективах компании, используйте “we” (мы).
Таким образом, читатель поймет, что за вашими словами стоит мнение всей компании. Выражая свое собственное мнение, используйте местоимение “I” (я).
Будьте разговорчивы там, где это уместно
Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете построить отношения на шаблонных безликих письмах.
Однако не используйте разговорный язык или сленг, как “you know” (знаешь), “I mean” (я имею в виду) или “wanna” (хочу). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны. Если вы хорошо знаете получателя, можно добавить строчку с дружеским пожеланием всего хорошего. Опирайтесь на свои чувства, определяя, насколько личным будет ваше письмо.
Иногда капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых отношений. Но подумайте перед тем, как пошутить.
Будьте вежливы
Даже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.
Для дополнительных листов используйте “вторую страницу” фирменного бланка
Желательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте “вторую страницу” фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка.
Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату.
Дайте краткое заключение
В последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.
Завершение письма
Заключительные слова
Заключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. “Yours sincerely” (Искренне ваш) или “Sincerely” (С уважением) – хороший выбор.
Также обратите внимание на “Cordially” (Сердечно ваш), “Respectfully” (С почтением), “Regards” (Всего хорошего) и “Yours Truly” (Преданно ваш).
Менее формальные: “All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes” (Наилучшие пожелания), “Warm regards” (С добрыми пожеланиями) и “Thank you” (Спасибо).
После заключительных слов Ставится запятая.
Подпишите письмо
Пропустите около 4 строк, оставив это место для подписи. Подпишите письмо после того, как распечатаете его. Если вы посылаете письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму.
Предпочтительнее использовать синие или черные чернила. Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите “pp” перед своей подписью. Это обозначает “по доверенности”, что подразумевает “агентством” или “от имени”.
Напишите свое полное имя и контактную информацию
Под подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки.
Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом
Если письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.
Если вы указываете только инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их маленькими буквами. Например, mr (Mary Raynor). Если вы указываете инициалы того, кто составил письмо, то их следует указать заглавными буквами, а после них указать инициалы напечатавшего письмо маленькими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr.
Jack Brown (JB) составил письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.
Укажите на вложения
Если вы приложили дополнительные документы, напишите об этом через несколько строк после контактной информации, сообщив количество и виды документов. Например: “Enclosures (2): resume, brochure” (Вложения (2): резюме, брошюра). Для слова “Enclosures” можно использовать сокращения “Encl.” или “Enc.”
Не забудьте добавить имена других получателей
Если вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой “cc” под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как “courtesy copy” (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше “cc” использовалось для обозначения “carbon copy”, когда копии писались под копирку).
Например: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж). Если вы хотите добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае употребление “cc” уже не требуется.
Проверка письма
Отредактируйте письмо
Проверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.
Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Есть ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? Если да, постарайтесь их сократить. По возможности дайте прочитать письмо другу или коллеге.
Иногда другой человек может заметить ошибки, которые вы пропустили.
Не пользуйтесь степлером
Если в письме несколько страниц, Степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.
Отправка письма
Если вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя.
Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю.
Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же.
(1 votes, average: 5.00 out of 5)